Privacyverklaring VIA VAI

1    Inleiding

1.1    Algemeen

VIA VAI hecht veel waarde aan de bescherming van Persoonsgegevens. We hebben daarom een intern Privacybeleid opgesteld, waarin we heldere informatie geven over hoe wij gegevens van klanten, medewerkers en Betrokkene verwerken en beschermen. Wij doen er alles aan om eenieders privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met Persoonsgegevens. VIA VAI houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

• In de AVG worden met de termen Privacyverklaring (privacy statement) en Privacybeleid (privacy policy), twee afzonderlijke dingen bedoelt. 
  Privacybeleid: betreft de verantwoordingsplicht (artikel 24 AVG) van de verwerkingsverantwoordelijke.
  
  Het Privacybeleid is primair gezien een intern beleid van een organisatie om uit te leggen hoe het de bescherming van persoonsgegevens heeft geregeld. Het Privacybeleid geeft uitwerking aan de verplichting voor organisaties om persoonsgegevens adequaat te beveiligen.
  
  
• Privacyverklaring: betreft de informatieplicht (artikel 12-14 AVG) van de verwerkingsverantwoordelijke.
  
  De Privacyverklaring is primair gezien een informatief bericht aan medewerkers, klanten of gebruikers over de verwerking van persoonsgegevens. 

In deze Privacyverklaring lichten wij onder andere toe welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag. Dat doen wij aan de hand van de verschillende manieren waarop we persoonsgegevens verkrijgen.

2    Gegevens

2.1    Wij respecteren jouw gegevens

VIA VAI geeft veel om je privacy. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Tijdens het bestelproces en andere manieren van contact via de site maakt VIA VAI altijd gebruik van een beveiligde (SSL-)verbinding. Bij het verwerken van je persoonlijke gegevens houden wij ons aan de eisen van de privacywetgeving, dit houdt o.a. in:

• Dat wij middels deze privacyverklaring duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
• Het verzamelen van gegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• We eerst aan jou toestemming vragen om je persoonsgegevens te verwerken;
• Er de juiste beveiligingsmaatregelen worden getroffen om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen;
• Je altijd toegang hebt tot je persoonsgegevens in je account. Je kan deze persoonsgegevens ten alle tijden verbeteren, aanvullen, wijzigen, afschermen of verwijderen.

2.2    Wat gebeurt er met je gegevens

VIA VAI is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Graag leggen we je uit welke persoonsgegevens we verzamelen en gebruiken met welk doel.

2.2.1    Bestelling

Bij het plaatsen van een bestelling via onze webshop vragen wij om bepaalde (persoons-)gegevens. Deze persoonsgegevens hebben we nodig om je pakketje correct te behandelen en te leveren. Alleen deze (persoons-)gegevens die je zelf hebt ingevuld zullen wij gebruiken en bewaren.
Wij gebruiken de volgende gegevens voor in deze Privacyverklaring genoemde punten:

Bestellen:
•    NAW-gegevens
•    Telefoonnummer
•    Factuuradres
•    E-mailadres
•    Betalingsgegevens
•    Geslacht
•    IP-adres

2.2.2    Retourneren

Om ons retourproces te vereenvoudigen werken we samen met Returnista. Samen zorgen we ervoor dat jij je pakketje zo snel en makkelijk mogen kan retourneren maar hiervoor worden enkele gegevens gedeeld. Dit zijn:

•    NAW-gegevens
•    E-mailadres 
•    E-mail correspondentie
•    Informatie over je retour

Deze gegevens worden na het retourtermijn van 30 dagen geanonimiseerd. 

2.2.3    Account

Voor het plaatsen van een bestelling is het mogelijk om een account aan te maken. Bij het aanmaken van een account vragen wij om persoonsgegevens om jou zo goed mogelijk van dienst te zijn. 

Account:
•    NAW-gegevens
•    Telefoonnummer
•    E-mailadres
•    Geboortedatum

We bewaren informatie over je eerdere bestellingen die je hebt geplaatst, zodat je je producten sneller kan terugvinden en kan bekijken, delen of nabestellen. 

2.2.4    Nieuwsbrief

VIA VAI stuurt ongeveer twee nieuwsbrieven per maand met updates over onze collecties en ons merk! Voor het ontvangen van de nieuwsbrief dien je specifiek aan te geven of je dit wenst. Bij het aanmaken van een account ontvang je niet automatisch onze nieuwsbrief. Ten alle tijden kan je je uitschrijven voor deze nieuwsbrief door ons een berichtje te sturen of onderaan de nieuwsbrief te klikken en de stappen te volgen.

Nieuwsbrief:
•    E-mailadres
•    Naam

2.2.5    Aankoop gerelateerde e-mails

Wij hebben onze service hoog in het vaandel staan. Daarom zijn we benieuwd naar jouw mening. Met jouw beoordeling kunnen wij onze service verbeteren. Na een aankoop kunnen wij je daarom een e-mail sturen met de vraag om een review achter te laten. We werken hiervoor samen met de onafhankelijke reviewwebsite Kiyoh.

2.2.6    Social Media

Wil je graag nog beter op de hoogte worden gehouden van onze collectie? Dan kan je jezelf aanmelden bij onze Facebook en/ of Instagram pagina. De aanmelding kan je altijd terugdraaien door je hiervoor af te melden via desbetreffende social mediapagina.

Daarnaast targeten wij consumenten via social ads. Door de cookies te accepteren, zijn wij in staat om meer informatie verzamelen via een geïnstalleerde pixel op de website. Deze pixel geeft ons de mogelijkheid om a.d.h.v. de verzamelde informatie, relevantere advertenties te maken en gepersonaliseerde doelgroepen. De social ads worden uitgeserveerd op Instagram en Facebook. Uiteraard kun je je cookies op elk moment wissen door naar je browserinstellingen te gaan. 

2.2.7    Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die door jouw browser of applicatie op de harde schijf van jouw apparatuur worden bewaard en die worden uitgelezen door een browser. Wij maken gebruik van cookies om de website te laten functioneren, om de effectiviteit van de website te meten, en voor marketingdoeleinden. 

Functionele cookies
Functionele cookies zijn strikt noodzakelijk om de website te kunnen gebruiken. Onze website maakt gebruik van deze functionele cookies om bijvoorbeeld te onthouden of je cookies geaccepteerd hebt en om te voorkomen dat je meerdere malen op dezelfde melding dient te klikken.

Analytische cookies
Er kunnen cookies worden gebruikt om de kwaliteit en effectiviteit van de website te meten, door bijvoorbeeld bij te houden hoeveel unieke bezoekers de website bezoeken, hoe de websitebezoekers op onze website terecht zijn gekomen, welke onderdelen van de website zij bezoeken en wanneer. Ook kan met behulp van deze cookies worden bijgehouden welke versie van de website het meest effectief is. 

Trackingcookies
Cookies die worden gebruikt om bepaalde gegevens te verzamelen om je gerichte advertenties te sturen, betreffen trackingcookies. Deze cookies verzamelen gegevens om de websitebezoeker te onderscheiden. Wij zullen jouw toestemming vragen voordat deze cookies worden geplaatst. Een volledig overzicht van alle trackingcookies tref je hier aan. Via Youronlinechoices.com kun je jouw voorkeuren voor interest-based advertising volledig zelf bepalen.
Je kunt via jouw browser-instellingen aangeven dat je automatisch cookies wilt weigeren of wilt verwijderen. In dat geval kunnen niet garanderen dat alle diensten en functionaliteiten van de websites op een juiste manier werken. Hoe je cookies kan beheren, hangt af van welke webbrowser je gebruikt. Meer informatie vind je op Allaboutcookies.org.

2.2.8    Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze webwinkel gebruiken. Wij hebben een bewerkersovereenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Googlediensten, tot slot laten wij de IP-adressen anonimiseren.

2.2.9    Google Ads

VIA VAI maakt gebruik van cookies om je middels het programma Google Ads relevante displayadvertenties te tonen wanneer je gebruik maakt van het internet. Uiteraard kun je je cookies op elk moment wissen door naar je browserinstellingen te gaan.

2.2.10    Klaviyo

Wij werken samen met het e-mailprogramma Klaviyo om je gerichter van dienst te kunnen zijn. Met dit programma kunnen wij onze mails en nieuwsbrieven beter laten aansluiten bij jouw interesses en je hierdoor niet onnodig informatie toesturen. Je kan hier de privacy verklaring van Klaviyo lezen om te zien hoe zij omgaan met de gegevens die er verzameld worden. 

2.2.11    Kiyoh

Met het beoordelingssysteem van Kiyoh laten we iedereen zien hoe enthousiast klanten zijn over onze webshop. Je kan hier de privacy verklaring van Kiyoh lezen om te zien hoe zij omgaan met de gegevens die er verzameld worden.

2.2.12    CRM

Om alle communicatie kanalen (mail, whatsapp, etc.) te bundelen, gebruiken wij ROBIN. Dit software programma maakt het mogelijk om sneller en beter met onze klanten te communiceren en alle informatie bij elkaar te hebben. Om dit te kunnen doen wordt enkele gegevens gedeeld. Dit zijn:

• Naam
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Correspondentie
• Bestelhistorie

Een overzicht van alle door ons geplaatste cookies tref je onderstaand aan:

3    Bewaren

3.1    Bewaren persoonsgegevens

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Persoonsgegevens worden bewaard voor zo lang het nodig is om je bestellingen af te handelen inclusief het garantietermijn. Daarna bewaren wij gegevens nog maximaal een jaar voor de beschreven doeleinden. Je gegevens worden daarna gewist tenzij de wettelijke voorschriften anders eisen. 

4    Beschermen

4.1    Hoe beschermen wij persoonsgegevens

VIA VAI heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van oneigenlijke verwerking. Zo maken wij gebruik van een firewall en hebben wij versleutelingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat onbevoegde derden toegang hebben tot gegevens.
Onze klantgegevens worden opgeslagen op locaties die zowel fysiek als technisch beveiligd zijn. Tevens wordt er gelogd wie toegang heeft gehad tot de gebruikersdata. Slechts een beperkte groep medewerkers heeft op basis van zijn of haar functieprofiel toegang tot de klantgegevens. De medewerkers die toegang hebben tot de gegevens worden vooraf getraind en geïnstrueerd hoe met deze gegevens om te gaan. Op hen rust tevens een geheimhoudingsplicht. Meerdere keren per jaar worden er beveiligingschecks gedaan door externe specialisten om de veiligheid van persoonsgegevens te kunnen blijven waarborgen. 

5    Derden

5.1    Verstrekken aan derden

Wij kunnen jouw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Denk daarbij aan dienstverleners, bezorgdiensten, of andere bevoegde instanties en partijen die voor ons de marketing verzorgen. Indien deze derde partijen enkel op onze instructie persoonsgegevens verwerken, sluiten wij met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst. Wij maken hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. 

Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere derden verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft, dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of wij hiertoe een gerechtvaardigd belang hebben.
Indien sommige partijen buiten de Europese Unie zijn gevestigd, is de doorgifte van persoonsgegevens gebaseerd op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zijn er passende of geschikte waarborgen getroffen met deze partijen, of voldoet de doorgifte aan een van de voorwaarden zoals genoemd in artikel 49 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Je kunt te allen tijde inzage krijgen in deze waarborgen door ons daartoe een e-mail te sturen.

5.2    Websites van derden

De website kan hyperlinks bevatten naar websites van derde partijen. VIA VAI heeft geen zeggenschap over de websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat op het gebruik van deze websites van derden een andere Privacyverklaring van toepassing is. Deze Privacyverklaring heeft alleen betrekking op persoonsgegevens die door VIA VAI zijn verkregen. VIA VAI accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites van derden.

6    Rechten

6.1    Je rechten

Je hebt altijd het recht om bij ons inzage te vragen van je persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Indien je constateert dat deze gegevens onjuist, incompleet of niet langer relevant zijn, kun je dit altijd aangeven of zelf wijzigen. Natuurlijk helpen wij je graag verder als je vragen of klachten hebt. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons, of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht direct aan een andere partij. Mogen wij persoonsgegevens verwerken op basis van door jou gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Wij zullen uiterlijk binnen één maand reageren op je verzoek. Afhankelijk van het aantal verzoeken en de complexiteit hiervan kunnen we deze termijn nog eens met twee maanden verlengen, waarover we je ook zullen informeren. Als wij jouw verzoek om welke reden dan ook afwijzen, wijzen wij je op deze redenen. Hiervoor kun je contact met ons opnemen via info@viavaishoes.com. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Daarnaast heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

7    Onze contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kun je contact opnemen met: 

VIA VAI Shoes B.V.
Tielenstraat 13
5145 RC Waalwijk
info@viavaishoes.com
0416-282405